【ママも仕事も同じ】行事や大会幹事がうまくいくポイント

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子供会でパーティをすることになった

PTA行事の取りまとめをすることになった

子供の習い事の大会幹事になった

 

こんな時、あわあわしているママさん、良くお見掛けします。

気持ちはわかるのですが、ちょっとしたことを気を付けるだけで、断然進めやすくなるのです。

会社で仕事をしていた時はもっとうまくこなせたのに…、と思うかもしれませんが、ママたちがやる行事、プロジェクトだって、仕事と同じなのです。

前任者に聞く前にまずは自分で想像してみる

前任者がいるような行事やプロジェクトの場合、まずは引き継ぎがあります。

細かいスケジュールや、備品などの引き継ぎがあれば、本当に助かりますよね。

その後は、

「自分たちでやりやすいようにやってね。わからないことがあったら聞いてね~」

となることが多いでしょう。

そして、いざ取り掛かってみると、あれ?、これは?、となることが多くて、前任者に質問、となるわけですが。

 

ここで、大切なのは、質問の仕方。

「どうすれば良いですか?」
「何をしたらいいですか?」

これらの質問は、NGワード

質問された相手は、「はぁ~~????」っとなること必至です。

だって、引継ぎを聞いて、資料を読んで、自分でやることを把握していたら、こんな質問の仕方になりません。

でも、多いのです…(涙)、実際に。

まずは、考えてみること。
実際に自分が動くとしたら、どんな動きをするか、それを具体的に想像してみることが大切です。

そうすれば、もっと具体的な質問ができて、より良い改善につながります。

 

加えて言うなら、もう一つ、質問のNGがあります。

それは、前任者のしきりでまずかったところをほじくり返すこと(笑)。

一生懸命に色々と考えているうちに、そこに行き当って質問したくなったのはわかるのですが、これは人間関係の問題にもなりますね。本人から触れてくれるならまだしも、自分からほじくり返すのは止めておきましょう(苦笑)

 

頭のなかで考えるだけじゃなくて書き出そう

NG質問をしないように、主体的に想像してみる、と書きましたが、より具体的な方法を。

頭の中で考えて、想像しているだけでは不十分。

実際に、書き出してみることが一番の近道です。

 

まずは、当日の会の流れを、時系列で最初から最後まで書き出してみます。

 

最初は、自力で。

そして、資料を見ながら、抜けているところを補っていきます。

 

これで、このプロジェクトを自分のなかに取り込んで、主体的に行動する準備ができました。

この「主体的」ということ、わかっているようでわかっていない人が多い。

普段の生活で、朝起きて、洗濯機回しながら、朝食の準備をして、自分のメイクもして…、そんな日常の流れなら、迷わずにできるし、多少の変動があっても臨機応変にできます。
これは、自分のことだから、イチイチ考える必要もない。

でも、非日常の仕事は、そうはいきません。
「他人事」のような捉え方になって他の人に依存したり、自分のやるべきことを認識できていないことも。
だから、こういうひと手間が必要になるのです。

 

続いて、それぞれの項目に対して、

準備しなければいけない物品
お願いする人材
必要な費用

こういったことを書き出していきます。

この時点で、わからないことがあったとしても、この資料をもとに質問ができるし、応える側もより具体的なアドバイスをすることができて、とても助かります。

ちなみに私の場合は、まず、付箋に箇条書きしたものを、方眼ノートの左半分に貼っていきます。
次に、右半分に、それぞれの項目について、準備が必要な備品や、担当者などを書き出す。
これが、全てのベースとなります。

 

資料を共有してみんなを巻き込もう

最初書き出した当日の流れをもとに、事前準備から、当日の分担などがある程度固まったら、共有しやすいような資料にまとめます。

私が以前担当した合宿準備の際に作成した資料を例として見てみます。(クリックすると拡大します)

ここでは、参加者向けお知らせプリントを配布する5週間前から書き出しています。

時期(when)、準備項目(what) 、詳細情報(why, where, how)、担当者(who)、備考、に分けて記載します。

特に大切なのは、いつ(When)、何をする(What)、誰がやる(Who)の3項目。

これらは、できるだけ具体的に記載します。

そして、この資料を共有することで、当事者はより当事者として、よりリアルに認識してもらえるようになります。

1人で抱え込まずに、関係者を巻き込むこと。
それも、具体的な役割を明示して割り振ることが大切。

 

合宿期間中の準備内容として、同じようなフォーマットで準備しておきました。

 

 

何のためにその準備をするのか 枝葉にとらわれず幹を大切に

疑問を解消して、資料を共有して、さぁ、準備を進めよう!

進めていくと、思い通りに手配が進まないことも出てきます。

思っていた人材がそろわない。

頼んでいた人が思うように動いてくれない。

予算がオーバーしそう。

新しく取り入れた出し物が時間オーバーでうまくいかない

 

そうなると、その課題を克服するために、動き始めます。

でも、ちょっと待って。

ここで大切なのは、その課題を解決することが目的なのかどうか、見直すことも大切

目の前の課題を克服することに燃えてしまって、結果的にはそんなに重要なことじゃなかった、ということが多々あります。

細かいことにこだわる余裕が出てくるがあまり、本来の目的から少しずれていくこともありえます。

だから、ちょっと迷ったり、困った状態になった時は、もう一度本来の目的を確認する良い機会なのです。

 

主催者の自己満足行事にならないために

せっかく自分の時間を使って、一生懸命準備してきたのに、なんか、盛り上がらない。

完全に内輪うけ状態。

 

こんな結果では、残念過ぎます。

自分も残念だし、周りの目も厳しくなってしまいます。
それが影響して、次年度の役員決めに影響をきたすこともあるかもしれません。

 

そうならないために、大切なことはたった一つ。

 

参加する人の目線で考えて、想像してみること。

 

やっぱり、これが一番の基本であり、大切なこと。

仕事だって、子供会だって、やっぱりここに行きつくのです。

 

失敗しても大丈夫な体制作りを

多くの人が関わって進めていく行事の場合、想定外の事態は起きるもの。

あんなに頼んでおいたのに。
つい、うっかり。

こんなことは起こりうるのです。

人間がやることだから、失敗は仕方ない。

大切なのは、それをみんなでカバーができるような体制を作っておくことです。

とりまとめ役の役員さんは、特定の係をもたず、全体を見渡せるようにする、というのは基本ですが、その他に例えば、

念のために、フットワーク軽く動けるように自転車や車を用意しておく、とか。
係を少し多めの人数でお願いしておく、とか。

普段からのコミュニケーションが上手くとれていれば、こういうことは頼みやすくなります。

 

「失敗を失敗のままに終わらせない。みんなで協力すればなんとでもなる!」

最終的には、こんな気持ちが大切かもしれません(笑)

まとめ

具体的な手法から、精神論まで広がってしまいましたが、まとめると…

  1. まずは自分で考える
  2. 手を動かして自分でまとめる
  3. 周りの人と具体的な課題を共有する
  4. 迷ったときは参加者のことを考える
  5. 「失敗を失敗で終わらせない!なんとかなる」と楽観視する。または、楽観できるほど準備をする。

 

こんな具合でしょうか。

とにかく、主体的に考えて、たまに俯瞰で見てみる。

せっかくだから、みんなも自分もハッピーになるように、頑張りましょう♪

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