【次の依頼につながる ビジネスメールのコツ】お断りのお詫びの他に書くこと

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仕事の打診や依頼、見積もりの相談のメールを受け取った時。

もし、スケジュールが詰まっていてその仕事を受けられず、断らなければならいとしたら。

「スケジュールが厳しい旨を伝え、丁重にお断りする」

これは、50点です。

「ご連絡をいただいたことに対してお礼の言葉も添える」

これは、当然。

 

「プロジェクト成功をお祈りする」

気遣いとしては良いかもしれませんが、断っといて!、となることもあるので、そこは相手を考えて気を付けてください。

 

「また今度、お願いします」

これは、どうでしょう(笑) 空気読んで書いたほうがいいですね。

 

いずれにしても、どうしてもお受けできない状況を説明して、相手の立場や事情を思いやり、お詫びで終わってしまうのは、ちょっと残念です。

ビジネスマナーとしては、及第点かもしれませんが。

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私の場合、打診いただく際にある程度の内容をご提示していただいている場合、「ご提案や納期などの目安」も付け加えさせていただきます。

 

「今回は大変申し訳ありませんでした。もし、今回可能な状況なら、以下のようなご提案と見積もりをさせていただきます」、と。

その内容は、もちろん、時間を割いて考察します。
相手が求めていない余計なことをするのだから、当然のことです。

 

こんなメールを受け取った担当者の方は、正直な話、驚いたそうです(後日談)。

でも、私が提示した内容を参考にしながら、適任者を選定できたと。

何よりも、私の熱意や、人柄は十分伝わった、とも。

 

おかげさまで、そのお客様とは、5年来のお付き合いをさせていただいております。

 

 

気を付けなくてはいけないのは、あくまでもメールなので、相手がどのように受け取るか、それはわかりません。

私は、

「せっかく私に打診してくださったのに、ごめんなさいだけでは申し訳ない」
「何かしらのご参考になれば」

という思いでしたが、とる方によっては、

「断った上に、売り込んできた」

と思われるかもしれません。
それも当然のことです。

 

でも、営業というのは、そういう局面が付きまとうものでもあります。

 

メールのように、相手とコンタクトが取れる手段は、できるだけ有効活用したいもの。
自分を見せる場所でもあるし、相手に考えてもらうきっかけを作ることだってできる。

少しの勇気と、気づかいで次につながることもあるのです。

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